告知ミスの多くは「もらう段階」で起きる
料金の書き間違い、開演時間のズレ、共演者の名義ミス。告知の事故は、文章を書くのが下手だから起きるのではありません。ほとんどは、そもそももらった情報が欠けていたか、曖昧なまま書き始めたことが原因です。
つまり、告知の質はブッキング確定直後の「確認」で半分決まります。
もらっておくべき情報のリスト
主催者からまとめ文面が届いたら、次の項目が揃っているかを確認しましょう。欠けているものがあれば、告知を書き始める前に聞くのが鉄則です。あとから聞くほど、修正の手間が増えていきます。
- イベント名（正式表記）
- 日付と曜日 — 曜日ズレは最も多い事故
- OPEN / START の時間
- 料金（前売・当日・学割などの区分すべて）
- ドリンク代の有無と表記（+1D など）
- 共演者全組の名義（文字で・正式表記）
- 予約方法とリンク
- 情報解禁の日時（数字で）
名義と数字は「文字で」もらう
特に注意したいのが、共演者の名義と料金・時間の数字です。口頭や電話で聞いたものを自分で書き起こすと、表記ゆれや聞き間違いが混ざります。「LINEで文面もらえますか」の一言で、コピペできる正確な情報が手に入ります。相手にとっても、全出演者に同じ文面を送るだけなので楽なはずです。
まとめ文面をもらったら、あとは貼るだけ
文字でまとめ文面をもらう習慣がつくと、告知づくりはさらに短縮できます。Giglyなら、その文面をそのまま貼り付けるだけで日付・会場・出演者・料金を自動で読み取り、確認画面で元の文面と見比べながら告知文を作れます。「正確な情報を文字でもらう」ことと「そこから自動で組み立てる」こと、この2つで告知ミスはほぼ消せます。